MODULO II

Descripción de la Pantalla de PowerPoint

Antes de pasar a analizar las múltiples posibilidades que nos ofrece PowerPoint para diseñar presentaciones de excelente calidad, es muy conveniente que sepamos desenvolvernos perfectamente en su entorno de trabajo, que, en lenguaje técnico, se denomina Interfaz. 

Ya hemos visto diversas alternativas para ejecutar PowerPoint, así que podemos abrirlo por cualquiera de ellas. Al acceder al programa se abre la siguiente ventana:

Algunos de los elementos que aparecen reflejados en la figura anterior están presentes en todas las ventanas de Windows, como la Barra de Título o la Barra de Estado, otros, son comunes a todas las aplicaciones Office, como la Barra de Herramientas de Acceso Rápido, la Ayuda, la Ficha Archivo y la Cinta de Opciones. Finalmente, el resto son específicos de PowerPoint. 

Al abrir la aplicación se observa una ventana típica de Windows, que contiene una presentación en blanco que se abre automáticamente por defecto al entrar en  el programa.

A diferencia de versiones anteriores del programa, y al igual que en su predecesor PowerPoint 2007, no aparecerán dos ventanas, una exterior del programa de PowerPoint, y la interior con la presentación actual. Podremos tener abiertas de manera simultánea varias presentaciones, pero cada una de ellas se abrirán en ventanas independientes del programa completo.

Para cerrar un documento sin salir el programa deberemos hacerlo mediante la opción Cerrar de la Ficha Archivo.

Describiremos a continuación cada uno de los elementos de estas ventanas.

Barra de título y botones minimizar, maximizar, restaurar y cerrar

La Barra de Título se presenta en la parte superior de la ventana principal, en el centro aparece el nombre del documento activo, inicialmente Presentación1, ya que aún no lo hemos guardado, y del programa, Microsoft PowerPoint.

También en esta barra nos aparecerán los botones clásicos de control de la ventana, correspondientes a maximizar/restaurar, minimizar y cerrar la ventana.

• Maximizar: al maximizar hacemos que la ventana del programa ocupe de manera completa la pantalla de nuestro ordenador, en este estado la ventana no podrá ser modificada en su tamaño, ni moverse por la pantalla, al ocuparla por completo. Para conseguir que la ventana se encuentre en este estado pulsaremos el control:.

           Al volver la ventana a su tamaño original, podremos modificar su tamaño y/o modificar su posición en la pantalla.

• Minimizar: al minimizar la ventana ésta desaparece de nuestra vista en la pantalla del ordenador, reduciéndose a un icono en la Barra de Tareas de Windows. Para desplegar en la pantalla una ventana minimizada, tan solo tendremos que hacer clic sobre dicho icono. Para conseguir que la ventana se encuentre en este estado pulsaremos el control: .

• Cerrar: para cerrar una presentación podemos optar por pulsar el aspa que aparece en el extremo superior derecho de la barra de título. Si hemos estado trabajando sobre esa presentación, se abrirá otra nueva ventana que nos pregunta si deseamos guardar los cambios realizados sobre la misma. Si aceptamos, nos guardará el nuevo archivo modificado con el mismo nombre y en la misma ubicación que tenía el original. En el caso de que sea un archivo de nueva creación, nos aparecerá otra ventana en la deberemos indicar la denominación y el lugar en el que queremos guardarlo. Para conseguir cerrar la ventana pulsaremos el control: .

            A la izquierda del nombre del documento se pueden observar una serie de iconos que constituyen la barra de herramientas de acceso rápido. Ésta es una nueva opción desde la última versión 2007 del programa.

Y por último a la izquierda de la Barra de título, nos encontramos con el Botón de Aplicación, otra de las novedades más importantes dentro de la nueva versión de PowerPoint 2010, que sustituye, en posición, al anterior botón Office de la versión 2007.

Barra de Herramientas de Acceso Rápido

Esta barra de herramientas de Accesos Rápidos se encuentra en la parte superior izquierda de la ventana de la aplicación:

Con esta barra, el programa nos permite colocar a la vista y más a mano aquellas herramientas que vamos a utilizar de manera habitual en nuestra labor diaria.

La utilidad del botón Deshacer (Ctrl+Z) está clara, nos permite anular el último cambio realizado para, de este modo, rectificar algún error que hayamos podido cometer durante el diseño de las diapositivas.

Si consideramos que es interesante recuperar lo deshecho, tenemos la interesante opción del botón Rehacer. 

Nosotros mismos decidiremos qué iconos deseamos que aparezcan visibles, para ello hacemos clic sobre el triángulo que aparece más a la derecha de la barra y a través del cual se nos despliega un nuevo menú que nos permite elegir qué accesos rápidos queremos colocar en nuestra barra de herramientas. Los elegidos mediante un clic, quedan señalados en la lista mediante una marca de confirmación sobre fondo naranja.

Este menú también nos permitirá añadir más comandos de los que aparecen en la lista inicial. Mediante la opción "Más comandos...", el programa nos da acceso a todos los que puede utilizar, desde los más habituales y de uso más común, hasta los más específicos. De esta forma se permite que cada uno de los usuarios del programa pueda personalizar esta barra, adaptándola a sus necesidades y facilitándole de este modo el trabajo.

Desde este menú también podemos elegir la posición en la que deseamos que aparezca la barra de herramientas de acceso rápido:

• Encima de la cinta de opciones.
  

• Debajo de la cinta de opciones.
  

Siempre aparecerá únicamente disponible la opción contraria a la activa en ese momento, para permitir el cambio. Colocando la barra de herramientas debajo de la Cinta de Opciones permitirá que tengamos sus botones más a mano, si bien perderemos algo de espacio en el área de trabajo.

También se nos permite minimizar la cinta de opciones, de manera que lo único que podremos ver en la ventana inicial serán los títulos de cada uno de los elementos de aquélla, que no se desplegarán hasta que no lo indiquemos haciendo clic sobre cada uno de ellos.

En el caso de querer añadir a esta barra de herramientas opciones que no aparezcan en el listado proporcionado inicialmente, seleccionaremos la opción "Más comandos...", como ya hemos comentado. Al seleccionar esta opción, se nos abre de manera automática la ventana correspondiente a "Opciones de PowerPoint", pero con la opción "Barra de Herramientas de acceso rápido" activa por defecto.

Dentro de la categoría Barra de Herramientas de acceso rápido aparece una ventana en la que se observan dos partes perfectamente diferenciadas. En la de la derecha aparecen los comandos disponibles en la aplicación, clasificados por diversos criterios. Para cada una de clasificaciones disponibles aparecerá un listado de los comandos correspondientes.

Para elegir qué comandos queremos que aparezcan en nuestra barra de accesos rápidos, sólo debemos seleccionar el comando deseado en la lista de la izquierda y presionar sobre el botón "Agregar" que aparece entre ambas partes diferenciadas. De esta manera vamos completando la columna de la derecha con aquellos accesos directos que deseamos que aparezcan en nuestra barra.

Sobre la lista de las opciones elegidas para personalizar nuestra barra de herramientas de acceso rápido, nos encontramos con un menú desplegable que nos permite determinar si deseamos que los comandos seleccionados aparezcan en todas las presentaciones de PowerPoint de manera predeterminada, o solamente en el documento actual.

Del mismo modo también tenemos la opción de quitar aquellos comandos ya seleccionados e incluidos en el listado de la derecha. Para ello lo único que debemos hacer es tener dicho comando seleccionado y pulsar el botón "Quitar" que aparece entre ambas partes diferenciadas.

Otra de las opciones que permite esta ventana es la de "Restablecer" los valores predeterminados, de manera que los únicos accesos que aparecen en la barra son los configurados de forma predeterminada guardar, deshacer y rehacer: